در دنیای کسب و کار مدرن امروزی، نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی به بخشی از برنامه روزانه کارمندان شرکت های بین المللی تبدیل شده است. هر کسی باید نحوه نوشتن درست ایمیل به انگلیسی را بداند. نامه نگاری انگلیسی شامل استفاده از گرامر و واژگان درست به زبان انگلیسی است.

کسی چه می داند؟ شاید فردا به شما پیشنهاد کار در یک شرکت خارجی یا بین المللی داده شود، پس باید آماده باشید! برای همین ما امروز لیستی از عبارات رایج در ایمیل های انگلیسی را برایتان جمع آوری کرده ایم.

عبارات ساده و کاربردی برای ایمیل های انگلیسی

در این قسمت به شما می گوییم که موقع نوشتن ایمیل یا نامه به زبان انگلیسی از چه عبارت هایی می توانید استفاده کنید.

شروع احوالپرسی با فردی که ایمیل به او ارسال می شود

• Dear Mr/ Ms / Dr / Professor + نام خانوادگی فرد… مثلا Dear Ali
• Dear Alex (به معنای الکس عزیز)
• ِDear Sir or Madam به معنای (خانم یا آقای عزیز)

عبارات مربوط به پیوست ها

اغلب اوقات وقتی ایمیلی برای کسی می فرستیم، همراه آن باید فایل مهمی که ممکن است یک سند یا عکس باشد را هم ضمیمه کنیم. برای اطلاع گیرنده از وجود این فایل های پیوست می توانید از عبارت Please find attached (لطفا فایل پیوست را پیدا کنید) استفاده نمایید. کلمه “attachment” در اینجا به سند یا عکسی که در ایمیل وارد کرده اید اشاره می کند.

مثال:

• Please find attached my resume.   لطفا رزومه ضمیمه شده من را مشاهده کنید
• Please find attached photos from the conference.   لطفا به عکس های کنفرانس ضمیمه شده رجوع کنید

این عبارات معمولاً در انتهای ایمیل نوشته می شوند.

عبارت های مربوط به فوروارد کردن ایمیل ها

وقتی یک ایمیل یا فایلی که قبلا دریافت کرده اید را برای افراد دیگر ارسال می کنید، از عبارت I have forwarded استفاده کنید و در ادامه بگویید که چه چیزی را برایشان فوروارد کرده اید.

فعل “forward” به معنای ارسال چیزی که دریافت کرده اید برای شخص دیگر است.

• I’ve forwarded Bill’s resume to you.   من رزومه بیل را برایتان ارسال کردم
• I’m forwarding John’s email to you.   من ایمیل جان را برای شما ارسال کردم

اغلب اوقات ما فایل ها یا ایمیل های مختلف را برای دوستان و آشنایانمان فوروارد می کنیم. در چنین مواقعی می توانیم از “I’ve” یا “I’m” استفاده کنیم. اما در مکاتبات تجاری بهتر است از شکل کامل این عبارت ها استفاده کنید نه شکل مخفف شده شان؛ یعنی بنویسید: “I have” یا “I am”.

عبارات مربوط به ایمیل های ’CC

احتمالا وقتی چشمتان به عبارات مخفف شده cc’d/cc’ed/copy می افتد برایتان عجیب به نظر می رسند. منظور از همه اینها “carbon copy” یا رونوشت نامه در ایمیل است که نشان می دهد که شما آدرس شخص دیگری را هم به عنوان گیرنده ایمیل وارد کرده اید. اگر می خواهید به گیرنده اصلی ایمیل اطلاع دهید که این ایمیل را به شخص یا اشخاص دیگری هم ارسال می کنید از عبارت I have cc’d (من یک رونوشت ارسال کردم) استفاده کنید و بعد اسم اشخاصی که ایمیل را برای آنها می فرستید را بیاورید.

افراد شاغل در کسب و کارهای مختلف یا افرادی که وقت زیادی برای خواندن ایمیل ها ندارند، استفاده از کلمات مخفف و مختصر شده را ترجیح می دهند. بنابراین معمولا از چنین اختصاراتی در ایمیل ها استفاده می شود.

مثال:

• I’ve cc’ed Lisa on this email.   من یک رونوشت از این ایمیل را برای لیزا فرستادم
• I’ve copied Jim on these emails.   من جیم را هم به گیرندگان این ایمیل اضافه کردم

یک عبارت مفید دیگر: to keep someone in the loop (مطلع کردن کسی از چیزی): این عبارت به معنای این است که کسی را از آخرین اخبار یا پیشرفت یک موضوع خاص مطلع کنید. عبارت خوبیست. آن را یاد بگیرید!

عبارت های مربوط به ارائه جزئیات بیشتر

شما می توانید در ایمیلتان با استفاده از عبارت “For further details” که به معنای “برای کسب اطلاعات بیشتر” است، به شکلی محترمانه مخاطبتان را راهنمایی کنید که از کجا می تواند اطلاعات بیشتری دریافت کند.

مثال:

• For further details, contact us anytime.   برای کسب اطلاعات بیشتر، هر زمان که خواستید با ما تماس بگیرید
• For further details, write to our HR-manager.   برای کسب اطلاعات بیشتر، به مدیر منابع انسانی ما ایمیل بزنید

یکی دیگر از عبارات رایج که می توانید در ایمیلتان از آن استفاده کنید عبارتIf you have any questions, please don’t hesitate to contact me (اگر سوالی داشتید، لطفا بی درنگ با من تماس بگیرید) است. کلمه “hesitate” در اینجا به معنای “انتظار” یا “احساس ناراحتی” در انجام کاری است.

عبارت های کاربردی برای بدنه اصلی ایمیل

ذکر فایل های پیوست شده/ ذکر اطلاعاتی که در بخش های دیگر آمده است.

• (For your reference,) please find the information/ the document/ some data/… attached. (به عنوان مرجع) لطفاً به اطلاعات/ اسناد/ داده ها / …ی پیوست شده توجه کنید.
• Please see (the information/ the website/ the diagram/ the…) below (for more details/ for…). لطفاً (برای جزئیات بیشتر) اطلاعات/ وبسایت/ دیاگرام که در زیر آمده است؛ ببینید.
• If you look at the first line/ bullet point/ paragraph/ section/ page of… (below), you will see that… اگر به خط/ پاراگراف/بخش/ صفحه ی … (زیر) نگاهی بیندازید؛ خواهید دید که…
• the parts in bold/ in red/ in green/… are my comments/ are my boss’s feedback/ are the changes in the second draft/ are… بخش مشخص شده به صورت بولد/ با رنگ قرمز/ با رنگ سبز/… نظرات من/ بازخورد رئیس مان بوده و تغییرات در پیش نویس دوم / …. هستند.
• I’ve pasted in…. below./ I’ve copied in…. below./ I’ve put a copy of… below. من …. را در زیر الصاق کرده ام/ …. را در زیر کپی کرده ایم/ یک کپی از …. را در ادامه آورده ام.
• I’ve attached…/ … is attached. من فایل …. را پیوست کرده ام/ فایل…. پیوست شده است.

عبارات مربوط به انتظار دریافت پاسخ

اگر انتظار دارید گیرنده ایمیل به پیام شما جواب بدهد می توانید از عبارت I look forward to your reply/hearing from you (من منتظر پاسخ شما هستم) که عبارت مودبانه ای است استفاده کنید. این عبارت را می توان در انتهای ایمیل نوشت.

عبارات کاربردی برای پایان دادن به ایمیل

یادتان باشد که برای نوشتن یک ایمیل انگلیسی درست و صحیح، بهتر است که از عبارات خاصی در ابتدا و انتهای ایمیلتان استفاده کنید.

به عنوان مثال، می توانید عبارات زیر را برای پایان دادن به ایمیل خودتان به کار ببرید.

اگر نام شخصی که برایش ایمیل می فرستید را نمی دانید از این عبارت ها استفاده کنید:

• Regards, (با احترام)
• Sincerely yours, (ارادتمند شما)
• Yours truly, (ارادتمند شما)
• Kind regards, (با احترام)
• Yours faithfully, (با احترام)

اگر برای دوست یا همکارتان ایمیل می فرستید از این عبارت ها در پایان ایمیل استفاده کنید:

• Best wishes, (بهترین آرزوها)
• Warm wishes, (صمیمانه ترین آرزوها)
• Best regards, (با احترام)

سپس نام و عنوان شغلی خودتان را بنویسید.

نکات دیگر

دقت در جزئیات

• املا و گرامر: پیش از ارسال، ایمیل را برای خطاهای املایی و گرامری بررسی کنید. ابزارهایی مانند Grammarly می‌توانند کمک کنند.
• عنوان ایمیل (Subject Line): عنوان کوتاه، مرتبط و واضح بنویسید که محتوای ایمیل را خلاصه کند.
• فرمت‌بندی: از فونت خوانا (مانند Arial یا Times New Roman، سایز 11-12) و فاصله‌گذاری مناسب استفاده کنید.
• پیوست‌ها: اگر پیوستی دارید، در متن ایمیل به آن اشاره کنید و مطمئن شوید فایل را ضمیمه کرده‌اید.

ترفندهای حرفه‌ای

• شخصی‌سازی: نام مخاطب را در خطاب یا متن استفاده کنید تا صمیمی‌تر یا حرفه‌ای‌تر به نظر برسد.
• Call to Action: در پایان، اقدام موردنظر (مثلاً پاسخ دادن، تماس گرفتن) را واضح بیان کنید.
• زمان‌بندی: ایمیل را در زمان مناسب (مثلاً ساعات کاری برای ایمیل‌های رسمی) ارسال کنید.
• بازخوانی: ایمیل را از دید مخاطب بخوانید تا مطمئن شوید پیام روشن و مودبانه است.
• پاسخ به موقع: در ایمیل‌های کاری، ظرف 24-48 ساعت پاسخ دهید تا حرفه‌ای به نظر برسید.

رعایت فرهنگ و آداب

• تفاوت‌های فرهنگی: در ایمیل‌های بین‌المللی، از عبارات بیش از حد محاوره‌ای یا طنز پرهیز کنید.
• رسمیت در ایمیل‌های کاری: حتی اگر با مخاطب صمیمی هستید، در محیط کاری لحن حرفه‌ای حفظ کنید.
• تشکر و قدردانی: در پایان ایمیل‌های رسمی، تشکر یا آرزوی خوب می‌تواند تأثیر مثبت بگذارد.

اشتباهات رایج و نحوه اجتناب

• ابهام: از جملات مبهم یا چندپهلو پرهیز کنید؛ مستقیم و مشخص بنویسید.
• زیاده‌روی در احساسات: از علامت تعجب زیاد یا شکلک‌ها در ایمیل‌های رسمی خودداری کنید.
• غفلت از مخاطب: مطمئن شوید ایمیل به شخص درست ارسال می‌شود (چک کردن آدرس ایمیل).
• ارسال بدون بازبینی: همیشه قبل از ارسال، ایمیل را بازخوانی کنید.

انطباق با نوع ایمیل و جمع بندی

• ایمیل رسمی (کاری، دانشگاهی): ساختار دقیق، لحن حرفه‌ای، بدون مخففات، و اشاره به جزئیات (مثلاً شماره درخواست یا تاریخ).
• ایمیل غیررسمی (دوستان): لحن دوستانه‌تر، اما همچنان مرتب و واضح.
• ایمیل شکایت یا درخواست: لحن مودبانه اما محترمانه و محکم، با ذکر حقایق و درخواست مشخص.

فراموش نکنید که موقع نوشتن یک ایمیل به خصوص ایمیل تجاری باید آن را مختصر بنویسید. علاوه بر این باید به اصل موضوع بپردازید و از سبک مناسبی هم برای نوشتن استفاده کنید. اگر در حال تبادل ایمیل با کسی هستید، سبک نوشته تان را مطابق آخرین ایمیل ادامه بدهید؛ اگر رسمی است به همان شکل ایمیل بفرستید و اگر غیر رسمی است سبک نوشته را رعایت کنید.

اگر در ایمیلتان اخبار بدی ارائه می دهید یا از بابت چیزی عذرخواهی می کنید به صورت رسمی ایمیلتان را بنویسید. پایان ایمیل شما هم باید با قسمت اول ایمیلتان مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال اگر ایمیل را با عبارت “dear sir or madam” (آقا یا خانم عزیز) شروع کرده اید، عبارت انتهایی ایمیلتان هم باید به صورت رسمی نوشته شود.

قبل از ارسال ایمیل چند بار آن را بخوانید و حتما خطای دستوری یا تایپی را تصحیح کنید. نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی درست مثل ارتباط کلامی شما میزان تحصیلات و دانش تان درباره آداب کسب و کار را نشان می دهد.