در تجارت هنگامی که برای مشتری، سرمایه گذار، کارمند یا دیگر کمپانی‌ها نامه می نویسید، بسیار مهم است که از نوع صحیح فرمت نامه استفاده کنید. هر گونه نامه تخصصی باید با استفاده از فرمت نامه تجاری نوشته شود.
چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟
برای شروع کار بدانید که نامه های تجاری باید دارای سر برگ کمپانی باشد. باید یک الی یک و نیم اینچ از حاشیه در هر طرف برگه خالی باقی بماند . همچنین عوامل پایه ای هستند که همه نامه های تجاری باید آن ها را دارا باشند که به ترتیب شامل موارد زیر می باشند:
- جزئیات مخاطب ارسال کننده (نام و نام خانوادگی شما، شماره تماس و آدرس)
- تاریخ
- نام و آدرس دریافت کننده
- ادای احترام (معمولا عبارت Dear Sir/Madam یا کلمه Dear و نام طرف)
- بدنه اصلی (۲ یا سه پاراگراف -در پاراگراف اول خودتان را معرفی کنید در دومی جزئیات و دلیل نوشتن نامه را بگویید و در سومی نتیجه گیری و اینکه دقیقا چه چیزی می خواهید)
- بستن نامه (معمولا عبارت Regards یا Thanks)
- پیوست / ضمیمه (اگر هست)
- نام و امضای شما
جزئیات ارسال کننده
اگر سربرگ کمپانی هم اکنون دارای آدرس تجاری است، لازم نیست که آن را در جزئیات مکاتبه ارسال کننده لحاظ کنیم. همین موضوع برای نوشتن عنوان و نام هم صدق می کند که ممکن است در قسمت پایانی، نام و بستن آن وجود داشته باشد .
تاریخ
تاریخ نامه تجاری باید یک خط زیر آدرس ارسال کننده نوشته شود. مگر این که شما از سربرگ کمپانی استفاده کرده باشید. در این مثال باید دو اینچ از قسمت بالای سربرگ خالی بگذارید و سپس تاریخ را آن جا ثبت کنید. انجام این کار باید موازی با قسمت چپ صفحه باشد. همچنین اگر می خواهید به یک شخص در یک کشور دیگر نامه بنویسید، مطمئن شوید که از تاریخ آن ها با فرمت نام استفاده کرده اید. مثلاً فرمت بریتانیا به صورت روز/ ماه/ سال می باشد. در حالی که فرمت نامه ها و تاریخ آمریکایی ماه/ روز و سال است.
آدرس دریافت کننده
خط زیر تاریخ جایی است که می توانید آدرس دریافت کننده را در آن لحاظ کنید. باید از هر نام عنوان در آدرس استفاده کنید مثلاً( . Dr., Mr., Mrs., Ms). آدرس باید مانند زیر نوشته شود و هر کدام معمولاً در یک خط نوشته شوند:
- نام دریافت کننده
- عنوان دریافت کننده
- نام کمپانی
- آدرس خیابان کمپانی
- شهر، ایالت، کدپستی کمپانی
ادای احترام و تشریفات
هدف از این قسمت، ایجاد یک جذابیت است که می خواهید دریافت کننده آن را متوجه شود که حتماً باید از نام خانوادگی او استفاده کنید. مثلاً Dear Ms. Smith.. اگر در حالت طبیعی از نام اول دریافت کننده استفاده کنید، می توانید آن را به قسمت ادای احترام اضافه کنید (Dear Ms. Margaret Smith ) . استفاده از نام اول فرد فقط باید زمانی باشد که شما با مفاهیم دریافت کننده آشنایی دارید. اگر از جنسیت دریافت کننده مطمئن نیستید، می توانید این قسمت را خالی بگذارید و این گونه بنویسید(Dear Alex Jones)
بدنه اصلی
فضایی را بعد از ادای احترام خالی بگذارید و بدنه نامه را در خط بعدی شروع کنید. بدنه باید تخصصی، دقیق و اشاره کننده به نکته اصلی باشد. فقط اطلاعاتی را شامل کنید که مرتبط هستند و از یک کلام رسمی استفاده کنید. بدنه نامه معمولاً شامل ۲ الی ۳ پاراگراف است که از یک فرمت block ( فاصله دو تایی) بین هر پاراگراف استفاده می شود و باید ساختار زیر را داشته باشد.
پاراگراف ۱- باید شامل هدف نامه شما باشد.
پاراگراف ۲- باید شامل همه جزئیات مربوط با توجه به هدف نامه مانند سفارشات، درخواست ها، اطلاعات یا بازخورد باشد که به دریافت کننده اجازه تصمیم گیری می دهد.
پاراگراف ۳- باید خلاصه ای از هدف نامه باشد و درخواست را به دریافت کننده اعلام کند. همچنین باید از بررسی و اختصاص دادن زمان توسط دریافت کننده تشکر کنید. این پاراگرا به پاراگراف نتجه معروف است.
بستن نامه
قسمت بستن نامه باید یک خط زیر آخرین پاراگراف باشد. اولین حرف کلمه باید با حرف بزرگ باشد (Thank you, Kind regards و …) اگر نامه تجاری شما به امضای دریافت کننده نیاز دارد، یک فاصله چهار خطی را خالی بگذارید و سپس نام خود را یک خط زیر آن بنویسید.
ضمیمه/ پیوست
زیر این قسمت، جایی است که به ضمیمه یا پیوست ارسال نامه اشاره می کنید. مطمئن شوید که هر ضمیمه ای که با آن نامه ارسال می کنید، را نوشته اید (لیست رفرنس، رزومه و …)
نمونه ها
۱-نمونه فرمت استاندارد نامه های تجاری (رایج ترین)
نمونه ای از یک فرمت استاندارد نامه تجاری که معمولا رایج تر است:
۲-نمونه فرمت بلاک نامه های تجاری (رایج ترین)
در این نوع فرمت نامه موازی با سمت چپ از یک فاصله گذاری استفاده می کنند و بین پاراگراف ها فاصله دوتایی وجود داردو تفاوت خاصی با نمونه قبلی ندارد:
۲-نمونه های دیگر
ترفند های تخصصی و حرفه ای کردن کار نهایی
بعضی از راهکار ها و ترفند های مهم هستند که باعث می شود نامه تجاری شما تخصصی تر به نظر برسد:
تصحیح: بسیار مهم است یکبار از اول تا آخر بعد از کامل شدن نامه را بخوانید. هر گونه خطایی مانند غلط املایی، علامت گذاری و یا گرامری را اصلاح کنید. نامه می تواند بسیار عالی ارائه شود اما به شرطی که هیچ گونه خطایی در آن مشاهده نشود. همچنین می توانید از یک نفر بخواهید که این نامه را دوباره بخواند و اگر چیزی را جا انداخته بودید به شما یادآوری کند .
ضمیر های شخصی: حتی نامه های تجاری نیز از ضمایر شخصی استفاده می کنند. هنگام ارجاع دادن به خودتان یا فرد دریافت کننده در کل نامه از ضمایر شخصی استفاده کنید: I am contacting you in regards to, We appreciate your kind consideration . همیشه باید برای ارجاع دادن به خودتان از “I” و ارجاع دادن به دریافت کننده از “you” و ارجاع دادن به کمپانی یا سازمان از “we” استفاده کنید.
طول نامه: به یاد داشته باشید زمانی که یک نامه تجاری می‌نویسید، باید آن را خلاصه و کاملا مرتبط با نکته اصلی نگه دارید. زمان در نامه های تجاری بسیار مهم است و هیچ کس نمی خواهد مدام زمان زیادی را سپری کند تا به آن چیزی که می خواهید اشاره کنید، اشراف پیدا کند. جملات خود را کوتاه و تخصصی نگه دارید و از رسمی بودن بیش از حد استفاده نکنید که قطعا نامه شما را برای خواندن طولانی و خسته کننده می کند.
مرتبط با نکته اصلی: همانطور که پیشتر هم گفتیم، زمان در تجارت بسیار ارزشمند است و هیچ کس نمی خواهد زمان طولانی را صرف خواندن یک نامه کند. پس این گونه تصور نکنید که فرد دریافت کننده می تواند مدام تمام خطوط نامه شما را بخواند. پس باید از یک راهبرد مستقیم استفاده کنید و بیش از حد موضوع را بسط ندهید و طولانی نکنید. از نام های عمومی یا نام های مبهم استفاده نکنید. دقیقا به همان چیزی که می‌خواهید اشاره کنید تا به نتیجه مورد نیاز خود برسید.
به آن ها نشان دهید که چه چیزی ارائه می دهید و دقیقا چه می خواهید: یکی از چیز هایی که باید به یاد داشته باشید، بسته به نوع نامه ای که می نویسید، این است که خیلی به خودتان توجه نکنید. منظور ما این است نامه شما باید روی چیزی که می توانید به دریافت کننده پیشنهاد دهید، متمرکز باشد. مثلاً نامه درخواست شغل یا پیشنهاد خدمات که در آن باید به دریافت کننده چیزهایی را بگویید که می توانید به آن ها پیشنهاد دهید و آن ها را به یک فرد منحصر به فرد تبدیل کنید.
واژگان و اصطلاحات راحت: اصطلاحات و واژگانی استفاده کنید که فهم آن برای همه افراد راحت است. بیش از حد از واژه های تخصصی یا تکنیکی استفاده نکنید که فرد مقابل را سردرگم می کند و هدف نامه را به هم می ریزد . استفاده از تعداد کلمات زیاد و سخت می تواند نامه شما را از حالت تخصصی خارج کند.
فونت نامه: حتماً به نوع فونتی که هنگام نوشتن نامه تجاری استفاده می کنید، دقت کنید. استفاده از فرم دقیق همراه با یک فونت غلط، قطعا نامه شما را به هم می ریزد و باعث می شود که از حالت تخصصی خارج شود. اکثر تجارت ها فونت Ariel یا Times New Roman Font با سایز ۱۲ را ترجیح می دهند.
سربرگ نامه: استفاده از سربرگ کمپانی باعث ظاهر تخصصی تر و شسته رفته تر نامه می شود. بنابراین از سربرگ کمپانی برای نامه های رسمی و تجاری استفاده کنید. حتماً مطمئن باشید که سربرگ، کیفیت کاغذ و پرینت خوبی دارد و آن را با همین دستگاه های معمولی کپی نگیرید. همچنین مطمئن شوید که جزئیات مخاطب در انتهای نامه آورده شده است که در آن قسمت می توانید شماره تماس هم قرار دهید. نام وب سایت، آدرس ایمیل و شماره تلفن مخاطب را نیز در آن لحاظ کنید.